Hvordan et cateringteam på tre driver som en operasjon med ti

Det finnes et cateringselskap i Norge — en liten virksomhet, tre kjernepersoner — som håndterte rundt 25 bestillinger i uken da de begynte å bruke Order Arena. Utfordringen var ikke maten eller kunderelasjonene. Det var administrasjonen: nærmere bestemt de to til tre timene hver person brukte hver dag på koordineringsoppgaver som et system burde håndtert.

Administrasjonsskatten

Hver cateringbedrift betaler en administrasjonsskatt — den andelen av teamets kapasitet som går til koordinering, kommunikasjon og dokumentasjon i stedet for arbeid som skaper verdi. For et lite team er den skatten forholdsmessig brutal, fordi det ikke finnes ledig kapasitet til å absorbere den. Cateringsystemer for små bedrifter handler egentlig ikke om effektivitet. Det handler om å gi små team kapasitet til å gjøre det de faktisk er gode på.

Hva som endret seg

Da tremannsvirksomheten tok i bruk Order Arena, oppgir selskapet at administrasjonsskatten falt betydelig. Eieren sluttet å lage produksjonslister for hånd. Kokken møter en strukturert produksjonsvisning på kjøkkenet. Logistikkansvarlig jobber fra en leveringsplan som gjenspeiler gjeldende bekreftet status på hver bestilling. Ifølge selskapet gikk de samme tre personene fra å håndtere 25 bestillinger i uken til komfortabelt å håndtere 45.

Tre personer som driver som ti er ikke en metafor. Det er forretningsbegrunnelsen for å investere i riktig system.